Dokument w przygotowaniu do uruchomienia działalności
Poniższy opis odpowiada obecnym funkcjom serwisu. Dane administratora, kontakt, okresy przechowywania oraz warunki współpracy z dostawcami wymagają uzupełnienia i weryfikacji przed rozpoczęciem obsługi klientów. Pola oznaczone „do uzupełnienia” nie są danymi firmy.
01. Administrator i kontakt
IT Zaplecze jest nazwą marki. Pełne dane podmiotu odpowiedzialnego za przetwarzanie powinny zostać wskazane poniżej.
- Administrator
- Do uzupełnienia: pełna nazwa podmiotu prowadzącego IT Zaplecze.
- Adres
- Do uzupełnienia: adres administratora do korespondencji.
- Kontakt w sprawie danych
- Do uzupełnienia: adres e-mail do realizacji praw dotyczących danych.
Obecnie pytanie o działanie serwisu możesz przekazać przez formularz kontaktowy. W opisie wpisz „Prywatność”. Formularz zapisuje zgłoszenie; automatyczna wysyłka e-mail nie jest jeszcze podłączona.
02. Jakie dane podajesz
W formularzach zbieramy imię i nazwisko, e-mail, opis sprawy i rodzaj zapytania. Zależnie od wybranego wariantu możesz podać firmę, pakiet abonamentowy, typ rozwiązania, branżę, skalę, potrzebne funkcje, orientacyjny budżet lub rodzaj urządzenia. Telefon jest wymagany przy prośbie o rozmowę telefoniczną; w pozostałych przypadkach jest opcjonalny.
Wypełnienie formularza jest dobrowolne. Pola wymagane pozwalają zapisać i obsłużyć sprawę. Nie przesyłaj haseł, kodów dostępu, numerów kart, dokumentacji pacjentów ani innych wrażliwych danych w treści zgłoszeń.
Potwierdzenie z numerem sprawy pojawia się dopiero po jej zapisaniu w bazie. Formularz konsultacji jest prośbą o kontakt, a nie rezerwacją gwarantowanego terminu. Kalendarz rezerwacji nie został podłączony.
03. Cele i podstawy przetwarzania
Projektowany model przetwarzania obejmuje:
- przygotowanie oferty i działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, a następnie realizację uzgodnionej usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy ta podstawa ma zastosowanie;
- odpowiedź na pozostałe zapytania, kontakt z przedstawicielem firmy i organizację współpracy — proponowany prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu oraz ograniczanie nadużyć — proponowany prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Ostateczne podstawy i opis interesów należy dopasować do podmiotu prowadzącego działalność oraz zatwierdzić przed rozpoczęciem obsługi klientów. Zaznaczenie zapoznania się z informacją w formularzu nie oznacza zgody na marketing. Serwis nie zapisuje do newslettera.
04. Logowanie i panel klienta
Uwierzytelnianie zapewnia platforma ChatGPT. Serwis otrzymuje identyfikator konta, adres e-mail oraz imię i nazwisko, jeśli platforma je udostępni. Nie otrzymujemy hasła do konta.
Po pierwszym wejściu do panelu powstaje profil przypisany do identyfikatora użytkownika. Profil może zawierać uzupełnione przez Ciebie dane osoby, firmy, numer telefonu i opcjonalny identyfikator podatkowy.
Panel przechowuje treści zgłoszeń i rozmów, wybrany model współpracy, statusy projektów, etapy i zarejestrowany czas pracy. Sam wybór pakietu jest zapytaniem o współpracę: nie aktywuje płatnej subskrypcji. Dostęp do spraw jest sprawdzany na serwerze.
05. Dostawcy i dostęp do danych
Serwis działa na platformie Sites z logowaniem ChatGPT (OpenAI) i infrastrukturą Cloudflare, w tym bazą danych D1. Dane są dostępne właścicielowi danego konta oraz uprawnionej obsłudze w zakresie potrzebnym do prowadzenia sprawy. Dostawcy infrastruktury uczestniczą w technicznej obsłudze serwisu zgodnie z warunkami swoich usług.
Do weryfikacji przed startem: role prawne dostawców, właściwe umowy, lokalizacje przetwarzania oraz ewentualne transfery poza EOG i ich zabezpieczenia. Nie deklarujemy przechowywania wszystkich danych wyłącznie w Polsce lub Unii Europejskiej.
06. Okres przechowywania
- Zapytania z formularzy
- Do ustalenia: okres obsługi zapytania i dalszego przechowywania wraz z kryteriami przeglądu i usuwania.
- Konto i współpraca
- Do ustalenia: okres utrzymywania konta, historii zgłoszeń, projektów i dokumentacji po zakończeniu współpracy.
- Liczniki antyspamowe
- Wpisy starsze niż 48 godzin są usuwane przy kolejnym skutecznie zapisanym zgłoszeniu. Nie oznacza to usuwania treści zgłoszeń po 48 godzinach.
Obecna aplikacja nie ma automatycznego harmonogramu usuwania całej historii kont i zapytań. Żądanie usunięcia wymaga obsługi przez administratora. Przed rozpoczęciem obsługi należy określić retencję oraz wdrożyć odpowiadający jej proces.
08. Ochrona przed nadużyciami
Formularze mają walidację pól, ograniczenie wielkości zgłoszenia, kontrolę pochodzenia żądania i mechanizmy antyspamowe. Dla limitu zgłoszeń powstaje techniczny skrót adresu IP z dodatkiem sekretu i przedziału czasu. Surowy adres IP nie jest zapisywany w rekordzie zapytania; dostawcy infrastruktury mogą prowadzić odrębne logi techniczne.
Nie prowadzimy marketingowego profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne. Mechanizmy antyspamowe mogą automatycznie odrzucić zgłoszenie i wyświetlić informację o błędzie lub limicie.
09. Płatności
Integracja Stripe jest przygotowana w kodzie, ale płatności online pozostają wyłączone. Serwis nie zbiera obecnie numerów kart ani kodów CVC. Przed uruchomieniem płatności należy uzupełnić informację o operatorze, przekazywanych danych i warunkach rozliczeń.
10. Twoje prawa
W granicach określonych przez RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. W odpowiednich przypadkach przysługuje prawo do przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Realizacja konkretnego żądania może wymagać potwierdzenia tożsamości w proporcjonalny sposób.
Skorzystaj z podanego powyżej kontaktu administratora. Do czasu jego uzupełnienia dostępny jest formularz z opisem sprawy „Prywatność”. Nie dodawaj skanu dokumentu tożsamości do zwykłego zgłoszenia.
11. Wersja i aktualizacje
Wersja z dnia 20.10.2026 opisuje obecny zakres aplikacji. Dokument wymaga ponownej aktualizacji po zmianie funkcji, dostawców, analityki lub płatności oraz zatwierdzenia po uzupełnieniu danych podmiotu.
Materiały referencyjne: RODO w EUR-Lex, prawa osób — Komisja Europejska oraz okres przechowywania — UODO.